7 Kesalahan Umum yang Menunda Customs Clearance Ekspor dari Vietnam

Customs clearance ekspor merupakan salah satu tahap terpenting dalam pengiriman internasional dari Vietnam. Perbedaan kecil pada dokumen dapat memicu permintaan klarifikasi, perubahan deklarasi, pemeriksaan barang, biaya penyimpanan, atau terlewatnya jadwal kapal.

Bagi freight forwarder, agen logistik internasional, importir, dan eksportir, cara terbaik untuk mengurangi risiko adalah menyiapkan informasi lebih awal dan memastikan semua pihak menggunakan data yang sama.

Berikut tujuh kesalahan umum yang dapat memperlambat customs clearance ekspor di Vietnam.

1. Menggunakan HS code yang salah atau belum diperiksa dengan baik

HS code menentukan bagaimana barang dideklarasikan dan kebijakan apa yang mungkin berlaku. Kode yang dipilih hanya berdasarkan nama produk secara umum belum tentu mencerminkan bahan, fungsi, komposisi, atau penggunaan barang secara tepat.

Sebelum deklarasi diajukan, konfirmasikan deskripsi produk dengan shipper dan periksa katalog, spesifikasi, foto, serta dokumen transaksi. Untuk barang yang sulit diklasifikasikan, mintalah saran profesional mengenai kepabeanan sebelum kargo tiba di pelabuhan.

2. Commercial invoice tidak sesuai dengan dokumen lain

Commercial invoice harus konsisten dengan kontrak, packing list, shipping instruction, dan deklarasi pabean.

Masalah yang sering terjadi antara lain jumlah barang berbeda, deskripsi tidak konsisten, mata uang salah, Incoterm tidak dicantumkan, atau nilai tidak sesuai dengan transaksi yang disepakati. Perbedaan kecil pun dapat menimbulkan pertanyaan dan mengharuskan revisi dokumen.

Lakukan pemeriksaan silang terakhir sebelum deklarasi diajukan.

3. Packing list tidak akurat

Packing list harus menunjukkan jumlah dan jenis kemasan yang sebenarnya, berat bersih, berat kotor, dimensi, dan tanda kargo.

Jika kondisi fisik barang tidak sesuai dengan packing list, customs broker, gudang, perusahaan trucking, dan shipping line dapat bekerja dengan informasi yang salah. Hal ini dapat memengaruhi customs clearance, perencanaan container, VGM, dan detail bill of lading.

Packing list final sebaiknya diterbitkan setelah proses packing selesai dan diverifikasi.

4. Informasi shipment dikirim terlalu lambat

Customs clearance berkaitan dengan berbagai tenggat operasional. Shipper mungkin memerlukan waktu untuk memperbaiki invoice, memberikan informasi produk, memperoleh izin, atau menjelaskan HS code.

Jika dokumen baru dikirim beberapa jam sebelum customs cut-off, hampir tidak ada waktu untuk menyelesaikan masalah. Shipping instruction yang terlambat juga dapat memengaruhi penerbitan bill of lading dan tenggat dokumen carrier.

Freight forwarder sebaiknya menetapkan tenggat internal yang lebih awal daripada tenggat terminal atau shipping line.

5. Melewati tenggat VGM atau menggunakan berat container yang salah

Untuk shipment container, Verified Gross Mass harus diserahkan sesuai persyaratan dan tenggat shipping line. Jika VGM tidak tersedia atau tidak akurat, container dapat ditolak untuk dimuat.

Berat yang dideklarasikan harus dikoordinasikan antara shipper, gudang, tim trucking, dan carrier. Setiap perubahan kargo pada menit terakhir harus tercermin dalam informasi berat final.

Jangan berasumsi bahwa berat pada booking, deklarasi pabean, dan VGM selalu sama.

6. Melakukan booking terlalu dekat dengan cargo-ready date

Booking yang terlambat menimbulkan tekanan pada seluruh tahap shipment. Space atau equipment mungkin tidak tersedia, jadwal kapal dapat ditutup lebih awal, dan shipper tidak memiliki cukup waktu untuk menyiapkan dokumen.

Pada peak season, minggu libur, atau periode gangguan jadwal, risikonya semakin tinggi.

Jika memungkinkan, bagikan forecast dan minta pilihan booking sebelum kargo sepenuhnya siap. Perencanaan awal memudahkan perbandingan carrier, transit time, cut-off, dan total biaya logistik.

7. Tidak memiliki koordinator lokal yang andal di Vietnam

Agen luar negeri biasanya mengelola hubungan dengan pelanggan, sedangkan mitra lokal menangani operasi origin di Vietnam.

Tanpa koordinasi yang jelas, shipper, pabrik, customs broker, perusahaan trucking, gudang, dan shipping line dapat menerima instruksi yang berbeda. Akibatnya bisa berupa pickup terlewat, dokumen salah, gate-in terlambat, atau respons lambat ketika bea cukai meminta informasi tambahan.

Mitra logistik lokal yang andal harus menyediakan satu titik kontak yang jelas dan update rutin sejak booking dikonfirmasi hingga kapal berangkat.

Checklist praktis sebelum customs clearance

Sebelum mengajukan deklarasi ekspor, pastikan:

• Informasi shipper dan consignee
• Deskripsi barang dan HS code
• Commercial invoice dan packing list
• Incoterm dan nilai deklarasi
• Jumlah kemasan, dimensi, dan berat
• Lisensi, sertifikat, atau dokumen inspeksi
• Nomor booking, pelabuhan, kapal, dan cut-off
• Shipping instruction dan tenggat VGM
• Rencana trucking dan pengambilan container
• Penanggung jawab untuk koreksi mendesak

Bagaimana Booking by John dapat membantu

Booking by John mendukung freight forwarder, agen logistik internasional, importir, dan eksportir dalam koordinasi origin di Vietnam.

Layanan dapat mencakup ocean freight booking, solusi FCL dan LCL, customs clearance ekspor, trucking, koordinasi dokumen, dan pengiriman door-to-door.

Informasi yang jelas dan komunikasi lebih awal membantu mengurangi keterlambatan dan menjaga shipment tetap sesuai rencana.

Membutuhkan dukungan logistik ekspor dari Vietnam?

Kirimkan detail kargo, rute, cargo-ready date, dan layanan yang dibutuhkan kepada Booking by John.

Website: bookingbyjohnly.com | Email: BookingbyJohnly@gmail.com | WhatsApp/Zalo: +84 352 193 969