7 errori comuni che ritardano lo sdoganamento delle esportazioni dal Vietnam

Lo sdoganamento all’esportazione è una delle fasi più importanti di una spedizione internazionale dal Vietnam. Anche una piccola incongruenza nei documenti può causare richieste di chiarimento, rettifiche della dichiarazione, ispezioni, costi di deposito o la perdita della nave prevista.

Per spedizionieri, agenti logistici internazionali, importatori ed esportatori, il modo più efficace per ridurre i rischi è preparare i dati in anticipo e assicurarsi che tutte le parti utilizzino le stesse informazioni.

Di seguito sono riportati sette errori frequenti che possono ritardare lo sdoganamento delle esportazioni in Vietnam.

1. Utilizzare un codice HS errato o non sufficientemente verificato

Il codice HS determina il modo in cui la merce viene dichiarata e quali politiche possono essere applicate. Un codice scelto solo in base a una descrizione generica del prodotto potrebbe non riflettere correttamente materiale, funzione, composizione o utilizzo finale.

Prima di presentare la dichiarazione, è opportuno confermare la descrizione con lo shipper e controllare cataloghi, specifiche tecniche, fotografie e documenti commerciali. Per prodotti difficili da classificare, è consigliabile ottenere un parere doganale professionale prima dell’arrivo della merce al porto.

2. Presentare una fattura commerciale non coerente con gli altri documenti

La fattura commerciale deve essere coerente con contratto, packing list, shipping instruction e dichiarazione doganale.

Tra i problemi più comuni vi sono quantità differenti, descrizioni non uniformi, valuta errata, Incoterm mancante o valore non corrispondente alla transazione concordata. Anche una differenza minima può generare domande e rendere necessaria una revisione dei documenti.

Un controllo incrociato finale prima dell’invio della dichiarazione riduce notevolmente questo rischio.

3. Utilizzare una packing list non accurata

La packing list deve indicare il numero e il tipo effettivo dei colli, peso netto, peso lordo, dimensioni e marcature.

Se la merce fisica non corrisponde alla packing list, broker doganale, magazzino, trasportatore e compagnia marittima potrebbero lavorare con dati errati. Ciò può influire sullo sdoganamento, sulla pianificazione del container, sul VGM e sui dati della polizza di carico.

La packing list definitiva dovrebbe essere emessa solo dopo il completamento e la verifica dell’imballaggio.

4. Inviare le informazioni della spedizione troppo tardi

Lo sdoganamento è collegato a diverse scadenze operative. Lo shipper potrebbe aver bisogno di tempo per correggere la fattura, fornire informazioni sul prodotto, ottenere una licenza o chiarire il codice HS.

Quando i documenti vengono inviati poche ore prima del cut-off doganale, rimane poco tempo per risolvere eventuali problemi. Anche una shipping instruction tardiva può influire sulla preparazione della polizza di carico e sulle scadenze documentali del vettore.

Gli spedizionieri dovrebbero fissare una scadenza interna precedente rispetto a quella del terminal o della compagnia marittima.

5. Mancare la scadenza VGM o utilizzare un peso container errato

Per le spedizioni in container, il Verified Gross Mass deve essere trasmesso secondo i requisiti e la scadenza del vettore. Se il VGM manca o non è corretto, il container potrebbe non essere accettato per l’imbarco.

Il peso dichiarato deve essere coordinato tra shipper, magazzino, trasportatore e compagnia marittima. Qualsiasi variazione dell’ultimo minuto deve essere riportata nel peso finale.

Non bisogna presumere che il peso della prenotazione, quello doganale e il VGM siano automaticamente identici.

6. Prenotare troppo vicino alla data di disponibilità della merce

Una prenotazione tardiva crea pressione su tutte le fasi della spedizione. Spazio o equipment potrebbero non essere disponibili, la nave scelta potrebbe chiudere prima e lo shipper potrebbe non avere tempo sufficiente per completare i documenti.

Durante i picchi stagionali, le festività o le interruzioni dei servizi, il rischio aumenta.

Quando possibile, è utile condividere un forecast e richiedere le opzioni di booking prima che la merce sia completamente pronta. Una pianificazione anticipata facilita il confronto tra vettori, transit time, cut-off e costo logistico totale.

7. Non nominare un coordinatore locale affidabile in Vietnam

Gli agenti esteri gestiscono spesso il rapporto con il cliente, mentre il partner locale coordina le operazioni all’origine in Vietnam.

Senza un coordinamento chiaro, shipper, fabbrica, broker doganale, trasportatore, magazzino e compagnia marittima possono ricevere istruzioni diverse. Le conseguenze possono includere ritiri mancati, documenti errati, gate-in tardivo o risposte lente alle richieste doganali.

Un partner logistico locale affidabile deve offrire un unico punto di contatto e aggiornamenti regolari dalla conferma del booking fino alla partenza della nave.

Checklist pratica prima dello sdoganamento

Prima di presentare la dichiarazione di esportazione, verificare:

• Dati di shipper e consignee
• Descrizione della merce e codice HS
• Fattura commerciale e packing list
• Incoterm e valore dichiarato
• Numero dei colli, dimensioni e pesi
• Licenze, certificati o documenti di ispezione
• Numero di booking, porto, nave e cut-off
• Shipping instruction e scadenza VGM
• Piano di trasporto e ritiro container
• Referente responsabile delle correzioni urgenti

Come può aiutare Booking by John

Booking by John supporta spedizionieri, agenti logistici internazionali, importatori ed esportatori nel coordinamento delle operazioni in Vietnam.

I servizi possono includere booking marittimo, soluzioni FCL e LCL, sdoganamento all’esportazione, trasporto terrestre, coordinamento documentale e servizi door-to-door.

Informazioni chiare e comunicazione anticipata aiutano a ridurre i ritardi e a mantenere la spedizione in linea con il programma.

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