7 lỗi phổ biến khiến hàng xuất khẩu bị chậm thông quan tại Việt Nam

Thông quan xuất khẩu là một trong những bước quan trọng nhất của lô hàng quốc tế đi từ Việt Nam. Chỉ một sai lệch nhỏ trong chứng từ cũng có thể dẫn đến việc phải giải trình, sửa tờ khai, kiểm tra thực tế hàng hóa, phát sinh phí lưu kho hoặc lỡ chuyến tàu.

Đối với freight forwarder, đại lý logistics quốc tế, nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, cách tốt nhất để giảm rủi ro là chuẩn bị thông tin sớm và bảo đảm tất cả các bên cùng sử dụng một bộ dữ liệu thống nhất.

Dưới đây là bảy lỗi thường gặp có thể làm chậm quá trình thông quan hàng xuất khẩu tại Việt Nam.

1. Sử dụng HS code chưa chính xác hoặc chưa được kiểm tra đầy đủ

HS code ảnh hưởng trực tiếp đến cách khai báo hàng hóa và các chính sách quản lý có thể áp dụng. Việc chọn mã chỉ dựa trên tên hàng chung chung có thể không phản ánh đúng vật liệu, chức năng, thành phần hoặc mục đích sử dụng của sản phẩm.

Trước khi mở tờ khai, cần xác nhận lại mô tả hàng hóa với shipper và kiểm tra các tài liệu hỗ trợ như catalogue, thông số kỹ thuật, hình ảnh và hồ sơ mua bán. Với mặt hàng khó phân loại, nên tham khảo ý kiến chuyên môn về hải quan trước khi hàng được đưa ra cảng.

2. Thông tin trên commercial invoice không khớp với các chứng từ khác

Commercial invoice cần thống nhất với hợp đồng, packing list, shipping instruction và tờ khai hải quan.

Những lỗi thường gặp gồm số lượng khác nhau, mô tả hàng không đồng nhất, sai loại tiền, thiếu Incoterm hoặc trị giá không đúng với giao dịch đã thỏa thuận. Ngay cả sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hải quan đặt câu hỏi và yêu cầu sửa chứng từ.

Một bước kiểm tra chéo toàn bộ hồ sơ trước khi truyền tờ khai sẽ giúp hạn chế rủi ro này.

3. Packing list không phản ánh đúng hàng thực tế

Packing list cần thể hiện chính xác số lượng và loại kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước và ký mã hiệu hàng hóa.

Nếu hàng thực tế không khớp với packing list, đơn vị khai hải quan, kho, đội xe và hãng tàu có thể đều sử dụng thông tin sai. Điều này ảnh hưởng đến thông quan, kế hoạch đóng container, VGM và chi tiết vận đơn.

Packing list cuối cùng chỉ nên được phát hành sau khi hàng đã đóng gói và được kiểm tra thực tế.

4. Gửi thông tin lô hàng quá muộn

Thông quan hải quan liên quan chặt chẽ đến nhiều thời hạn vận hành khác. Shipper có thể cần thời gian để sửa invoice, bổ sung thông tin sản phẩm, xin giấy phép hoặc làm rõ HS code.

Khi chứng từ chỉ được gửi vài giờ trước thời hạn hải quan, các bên gần như không còn đủ thời gian để xử lý vấn đề. Shipping instruction gửi muộn cũng có thể ảnh hưởng đến việc phát hành vận đơn và thời hạn chứng từ của hãng tàu.

Freight forwarder nên đặt thời hạn nội bộ sớm hơn thời hạn chính thức của hãng tàu hoặc cảng.

5. Trễ hạn VGM hoặc sử dụng sai trọng lượng container

Đối với hàng container, Verified Gross Mass phải được gửi theo đúng yêu cầu và thời hạn của hãng tàu. Nếu thiếu VGM hoặc trọng lượng không chính xác, container có thể không được xếp lên tàu.

Trọng lượng khai báo cần được phối hợp giữa shipper, kho, đội xe và hãng tàu. Mọi thay đổi hàng hóa vào phút cuối phải được cập nhật vào thông tin trọng lượng cuối cùng.

Không nên mặc định rằng trọng lượng trên booking, tờ khai hải quan và VGM luôn giống nhau.

6. Booking quá sát ngày hàng sẵn sàng

Booking muộn tạo áp lực cho toàn bộ quá trình vận chuyển. Chỗ hoặc vỏ container có thể không còn, chuyến tàu được chọn có thể đóng sớm và shipper không có đủ thời gian hoàn thiện chứng từ.

Trong mùa cao điểm, tuần nghỉ lễ hoặc giai đoạn lịch tàu bị gián đoạn, mức độ rủi ro còn cao hơn.

Khi có thể, hãy gửi forecast và yêu cầu phương án booking trước khi hàng hoàn toàn sẵn sàng. Lập kế hoạch sớm giúp dễ so sánh hãng tàu, thời gian vận chuyển, cut-off và tổng chi phí logistics.

7. Không có đầu mối phối hợp đáng tin cậy tại Việt Nam

Đại lý nước ngoài thường quản lý quan hệ với khách hàng, trong khi đối tác địa phương phụ trách hoạt động tại đầu Việt Nam.

Nếu thiếu sự điều phối rõ ràng, shipper, nhà máy, đơn vị khai hải quan, đội xe, kho và hãng tàu có thể nhận những chỉ dẫn khác nhau. Hậu quả có thể là lấy hàng trễ, chứng từ sai, gate-in muộn hoặc phản hồi chậm khi hải quan yêu cầu bổ sung thông tin.

Một đối tác logistics địa phương đáng tin cậy cần cung cấp một đầu mối liên hệ rõ ràng và cập nhật thường xuyên từ khi xác nhận booking đến khi tàu chạy.

Checklist thực tế trước khi thông quan

Trước khi mở tờ khai xuất khẩu, cần xác nhận:

• Thông tin shipper và consignee
• Mô tả hàng hóa và HS code
• Commercial invoice và packing list
• Incoterm và trị giá khai báo
• Số lượng kiện, kích thước và trọng lượng
• Giấy phép, chứng nhận hoặc hồ sơ kiểm tra nếu có
• Số booking, cảng, tàu và các thời hạn cut-off
• Shipping instruction và thời hạn VGM
• Kế hoạch xe và lấy container
• Người phụ trách xử lý sửa đổi khẩn cấp

Booking by John hỗ trợ lô hàng từ Việt Nam như thế nào?

Booking by John hỗ trợ freight forwarder, đại lý logistics quốc tế, nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu điều phối hoạt động đầu Việt Nam.

Dịch vụ có thể bao gồm booking đường biển, FCL và LCL, khai hải quan xuất khẩu, vận chuyển nội địa, phối hợp chứng từ và giao hàng door-to-door.

Thông tin rõ ràng và trao đổi sớm sẽ giúp giảm chậm trễ và giữ lô hàng đi đúng kế hoạch.

Bạn cần hỗ trợ logistics xuất khẩu từ Việt Nam?

Hãy gửi thông tin hàng hóa, tuyến vận chuyển, ngày hàng sẵn sàng và dịch vụ cần thiết cho Booking by John.

Website: bookingbyjohnly.com | Email: BookingbyJohnly@gmail.com | WhatsApp/Zalo: +84 352 193 969