Thông tư 85/2026: chuẩn bị hồ sơ phân loại hải quan trước ngày 15/09

Bộ Tài chính ban hành Thông tư 85/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026. Văn bản có hiệu lực từ ngày 15/09/2026, quy định về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và cơ sở dữ liệu Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Cần tách rõ hai mốc: tại ngày 18/08, Thông tư đã được ban hành nhưng chưa có hiệu lực. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý hải quan và đội vận hành còn một khoảng thời gian ngắn để chuẩn hóa hồ sơ trước khi tờ khai bắt đầu thuộc quy định mới.

Vì sao hồ sơ mã HS ảnh hưởng đến booking

Thông tư tiếp tục nguyên tắc một mặt hàng có một mã số duy nhất trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Kết quả phân loại được dùng để áp dụng chính sách quản lý và biểu thuế có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai. Nếu cơ quan hải quan chưa đủ cơ sở kiểm tra tính chính xác của mã khai báo, hàng có thể phải phân tích, giám định hoặc thử nghiệm.

Vì vậy, tên hàng thương mại là chưa đủ. Trước khi giao hàng, hồ sơ nên thống nhất mã HS Việt Nam tám số dự kiến với thành phần, tính chất lý hóa, công dụng, quy trình sản xuất và tài liệu kỹ thuật. Người khai có thể sử dụng dịch vụ giám định hoặc cơ sở dữ liệu chính thức, nhưng vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của tài liệu cung cấp.

Máy móc nhập nhiều chuyến cần chuẩn bị gì

Điều 7-9 áp dụng cho máy liên hợp, tổ hợp máy và máy móc ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời thuộc Chương 84, 85 và 90. Khi thiết bị đến từ một hoặc nhiều nhà cung cấp, đi nhiều chuyến và có thể làm thủ tục tại nhiều đơn vị hải quan, người khai được lựa chọn phân loại từng máy hoặc theo chú giải pháp lý phù hợp cho tổ hợp hoàn chỉnh.

Nếu đi theo phương án đăng ký Danh mục, hồ sơ gồm Danh mục máy móc, thiết bị, chi tiết và linh kiện rời cùng Phiếu theo dõi trừ lùi theo mẫu. Hồ sơ phải nộp trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu lô đầu tiên, qua hệ thống điện tử nếu hệ thống hỗ trợ. Hồ sơ đúng quy định được hải quan xác nhận trong thời hạn không quá ba ngày làm việc. Việc sửa đổi phải thực hiện trước tờ khai đầu tiên hoặc trước tờ khai tiếp theo có nội dung thay đổi.

Với hàng dự án, cần chốt logic mã HS, tách nhà cung cấp, thứ tự chuyến, nơi làm thủ tục và bảng cấu phần trước khi lô đầu tiên khởi hành.

Khi hải quan yêu cầu phân tích

Người khai phải xuất trình hàng để lấy mẫu. Mẫu phải lấy từ chính lô hàng, mang tính đại diện, đủ cho giám định hoặc giải quyết khiếu nại, được niêm phong riêng và lập biên bản. Số lượng thông thường là hai mẫu. Nếu người khai chỉ nhập khẩu một mẫu thì không thực hiện lấy mẫu theo quy định này.

Mẫu thường được lưu 120 ngày kể từ ngày ban hành thông báo kết quả, trừ hàng nguy hiểm, đã biến chất hoặc không thể lưu giữ. Nếu người khai không đồng ý và đề nghị giám định hoặc khiếu nại trong thời hạn này, mẫu được lưu đến khi có quyết định giải quyết.

Kể từ khi nhận đủ hồ sơ và mẫu, thông báo kết quả phân tích, phân loại được ban hành trong không quá năm ngày làm việc; trường hợp quy trình kỹ thuật hoặc mẫu phức tạp thì không quá 20 ngày làm việc. Nếu trưng cầu tổ chức bên ngoài, thời hạn là năm ngày làm việc, hoặc tám ngày với mẫu phức tạp, kể từ khi nhận kết quả giám định, thử nghiệm. Đây là thời hạn ban hành thông báo, không phải cam kết tổng thời gian thông quan.

Chuyển tiếp và thay thế

Từ ngày 15/09, Thông tư 85 thay thế Thông tư 14/2015/TT-BTC và Thông tư 17/2021/TT-BTC. Hàng thuộc tờ khai đã được lấy mẫu trước ngày hiệu lực nhưng chưa có kết quả tiếp tục xử lý theo pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai. Danh mục máy liên hợp hoặc tổ hợp máy đã đăng ký trước ngày hiệu lực tiếp tục theo Thông tư 14/2015 cho đến khi nhập hết hàng theo Danh mục.

Năm việc cần chốt trước khi xác nhận vận chuyển

• Gắn tên hàng với thông số kỹ thuật, thành phần, công dụng và quy trình sản xuất.
• Ghi rõ mã HS Việt Nam tám số dự kiến và tác động chính sách, thuế tương ứng.
• Với máy móc đi nhiều lô, đối chiếu nhà cung cấp, thứ tự chuyến, địa điểm hải quan, bảng linh kiện và phương án phân loại trước tờ khai đầu tiên.
• Chuẩn bị đầu mối chứng kiến, niêm phong và bàn giao hai mẫu đại diện nếu bị yêu cầu phân tích.
• Tách thời hạn thông báo kết quả khỏi cut-off tàu, thời gian miễn lưu bãi, lưu container và kế hoạch thông quan thực tế.

Tác động logistics cụ thể nằm ở chất lượng hồ sơ và trình tự lô hàng. Hồ sơ kỹ thuật yếu hoặc Danh mục máy móc không nhất quán có thể biến một câu hỏi về mã HS thành rủi ro lấy mẫu, lưu bãi hoặc đổi lịch. Thông tư không công bố phụ phí hãng tàu, chậm trễ đồng loạt hay kiểm tra tự động mọi lô hàng.

Mức độ tin cậy cao đối với số hiệu, ngày ban hành, ngày hiệu lực, phạm vi, biểu mẫu, quy tắc lấy mẫu, thời hạn và điều khoản chuyển tiếp vì đã đối chiếu bản ký chính thức. Mức độ tin cậy trung bình đối với mã số hoặc kết quả thông quan của từng lô cho đến khi cơ quan hải quan hoặc chuyên gia đủ năng lực xem hàng và hồ sơ thực tế. Đây là hướng dẫn vận hành, không phải quyết định phân loại có giá trị ràng buộc.